Gestão Financeira 201 - Trouble Shooting-Dicas

Quando eu era um estudante universitário, eu tenho um 'A' na minha Contabilidade 101 e 201 classes. Então entrei no mundo "real" e quase afundou o negócio da família, porque eu não tinha idéia de que eu estava fazendo com a contabilidade "real". Você vê, os exemplos do livro de texto usado faculdade finanças que estavam corretas. Isso significa que, os valores em dólares nas contas poderia ser confiável, e foram assumidas atuais e precisas.

O mundo "real" ...

Bem, quando eu levei um soco na inserção de dados contábeis meus eu fiz um grande "Slinky nó" bagunça do meu arquivo de contabilização de Pessegueiro. Opa. Eu não aprender a corrigir minha contabilidade na faculdade. Isso teria sido útil! Eu aprendi o que sei de cair em buracos e saindo deles.

Como consultor de empresas, vejo muitos de relatórios financeiros. A maioria deles tem alguns "nós" Slinky neles ... contas que são simplesmente errado. Os dados na essas contas são o resultado de erros na entrada de dados. No meu trabalho de consultoria, eu começar ajudando meus clientes a obter KFP - uma posição conhecida Financeiro. Vamos começar a contabilização correta. Esse é o primeiro passo. De lá, podemos ver o impacto do marketing, operacional e comportamentos de vendas. A boa notícia é que você pode sempre melhorar a sua situação financeira, uma vez que você sabe o que é. Eu sou do tipo como Super Nanny. Eu apareço, trabalhamos juntos para limpar a contabilidade e colocamos sistemas simples, rotinas no local para ajudá-lo a ficar em um KFP.

Às vezes, limpamos coisas para cima e depois ele fica confuso de novo. Assim como Super Nanny, eu ir embora depois da minha visita de consultoria. Cabe aos meus clientes para manter os sistemas que colocamos no lugar. Eu sempre pode voltar e eu muitas vezes ajuda pelo telefone. No entanto, a chave para ficar em KFP é a sua vontade de aprender o suficiente sobre os sistemas de contabilidade para inserir os dados corretamente e para consertar as coisas quando elas se enrolado.

Se você é o proprietário de uma loja muito pequena, você pode ser o gerente financeiro da sua empresa (bem como o Service Manager e Marketing Manager e vendedor, etc) Essa é a maneira que vai. Se você sonha em ser uma grande loja, ter coração que toda grande empresa era uma vez apenas o seu tamanho. O caminho para sair ... está completamente. Assuma a responsabilidade e fazer um bom trabalho como Gerente Financeiro. Deixem de procurar uma solução mágica (contabilidade de fadas?), Que irá lidar com a contabilidade para você. Aprenda a fazê-lo sozinho e documentar seus procedimentos básicos. Isso irá ajudá-lo a mão fora das funções de contabilidade com sucesso.

Nas lojas maiores, às vezes as funções de contabilidade obter mão para ...

• O gerente Financeiro

• O Gerente de Escritório

• A esposa do proprietário, mãe filha, (outro parente)

• O guarda-livros

• O Secretário

• "Girl in the Office" O

Seja qual for o seu título, se você é o único que é responsável pela informação financeira de sua empresa, eu estou aqui para ajudá-lo. A seguir estão algumas dicas e truques para encontrar e corrigir os "Slinky nó" messes em seu programa de contabilidade.

Financeiras Dicas e Truques Fix episódio

• Provavelmente é VOCÊ. Muitas vezes ouço algo ao longo destas linhas, "Esse número não foi lá ontem. Deve ser um problema QuickBooks." Esse montante dólar estranho em seus relatórios financeiros, provavelmente, tem uma explicação muito simples. Alguém, talvez, entrou essa informação. Em cada programa de software de contabilidade, há débitos e créditos. Às vezes, os débitos e os créditos não são visíveis a partir da tela de entrada de dados. Você terá que fazer algumas escavações. Siga o fluxo de informações a partir do ponto de entrada para a Demonstração de Resultados (Profit & Loss aka ou P & L) e / ou Balanço Patrimonial. (Na minha longa carreira, houve apenas 2 casos em que o programa de contabilidade era corrupto. As possibilidades são ... VOCÊ é o problema. J Iniciar resolução de problemas a partir desse pressuposto.)

• Mantenha-se atualizado com o seu relatório financeiro. Eu recomendo uma revisão semanal do Balanço e Demonstração de Resultados. Alguns empreiteiros que conheço obter relatórios diários. Isso é ótimo! Uma vez por ano no tempo do imposto é só não vai cortá-lo. Fique a KFP e executar os relatórios financeiros pelo menos uma vez por semana. É muito mais fácil de encontrar e corrigir um erro que aconteceu nos últimos dias do que tentar rastrear pateta algo a partir de seis meses atrás. Além disso, você pode corrigir o erro no mês atual. Isso é melhor do que ter de voltar a abrir ao mês anterior e ajustá-lo. Uma vez que eu "fechar" um mês, eu não gostaria de abri-lo novamente.

• Vá linha por linha no Balanço e Demonstração de Resultados e olhar para o "estranho" as coisas. Se você está apenas começando com esse processo, eu posso ajudar. Ou, seu contador pode ajudá-lo a aprender o que é "estranho" e que é certo. O que uma grande oportunidade para ele ou ela para adicionar valor ao seu relacionamento. KFP significa que cada conta é DIREITO. Ela reflete o que você tem em ativos, o que você deve no Passivo e que você possui no capital próprio. A conta de vendas deve ser igual o que você vendeu para esse período de tempo. As despesas devem refletir o que você contabilizadas para esse período de tempo. Os relatórios financeiros devem ser atual e verdadeiro. Aqui está uma lista de "estranho" as coisas que necessitam um pouco de fixação ...

o A quantidade de dólar que é positivo quando era negativo última vez (ou vice-versa.)

o Um Ativos negativo. (A menos que se acumula depreciação ou amortização. Esses números são "Contra" as contas e servem para reduzir o valor dos ativos associados.)

o Um Responsabilidade negativo.

Preste atenção especial às responsabilidades sua folha de pagamento. Eu recomendo usar um serviço de folha de pagamento como ADP ou Paychex. A razão número um: O serviço lida com a responsabilidade que você não precisa. O serviço irá dizer-lhe que as necessidades de tesouraria são para pagar a sua equipa e Tio Sam. Eles vão fazer os pagamentos de impostos para você. A entrada para entrar Jornal Folha de pagamento é muito mais fácil se você não tem que manter o controle das obrigações adequadas e pagamentos. Acrescentei um JE amostra para a inserção de folha de pagamento. Siga o fluxo de débitos e créditos. Você pode criar uma transacção de exemplo para o procedimento da folha de pagamento e referenciá-lo cada vez que você entrar folha de pagamento.

o Uma conta de vendas negativa (a menos que seja os reembolsos de clientes ou descontos episódio contas contra.)

o Uma conta de despesa negativa. Agora, uma conta pode parecer estranho, mas ser certo. Por exemplo, se você digitar um desconto para o seu seguro de que vai aparecer como uma despesa negativa para esse mês. Drill down e certifique-se.

o Uma conta que é muito diferente da semana passada ou no mês passado. Se, de despesas com publicidade súbita seu passou de cerca de US $ 2.500 por mês para US $ 300.000 este mês, drill down. Algo pode ter sido miscoded.

o Ter seu contador ajudá-lo a fazer as coisas estranhas direita com uma entrada Jornal apropriado ou entrada de reversão.

o Descubra como ficou estranho, se você puder, e atualizar o processo de entrada de dados. Os procedimentos escritos são a chave para ficar em KFP.

o Se você não sabe como chegou estranho, pelo menos, fazê-lo direito. Se for uma quantidade pequena do dólar, crie uma entrada de ajuste e assistir para ter certeza que não fica estranho novamente. Se não ... olhe por meio de transações da semana anterior para essa conta para encontrar a entrada. Esta é a contabilidade forense!

o Se você faz isso uma vez por semana, você vai ficar intimamente familiarizado com as contas e os valores em dólares. Você vai se tornar um especialista no que parece certo eo que parece "estranho" e como corrigir o material estranho.

• Executar um relatório de registro de transações e olhar para os débitos e créditos. Programas de contabilidade diferentes chamar este relatório por nomes diferentes. Procure o balancete detalhe ou o General Ledger diário para encontrar a "coragem" de cada transação. Contabilidade de dupla entrada é baseada na lei universal de "o que vai, volta." Se algo der, algo mais sobe ou desce na mesma proporção. Débitos e créditos são os mecânicos no sistema de contabilidade que fazem com que os valores em dólares para ir para cima e para baixo ... e Balanço para ficar em equilíbrio. Há débitos e créditos por trás de cada tela de entrada de dados. Você também pode afetar as contas diretamente, criando uma entrada de diário. I anexa uma "cábula" de regras de Débito e Crédito. Eu referenciar isso várias vezes por semana.

• Olhe para antes e depois de diferenças. Se você não tem certeza do que está acontecendo em um determinado ponto de entrada de dados, tente o seguinte:

ó Execute o Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultados.

o Introduza uma transação. Execute o Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultados novamente e veja se você pode ver onde os valores em dólares acabaram. (Certifique-se de ninguém mais está no sistema de contabilidade, enquanto você faz isso.)

o Esta é uma maneira inteligente de rua para descobrir o "set up" por trás da tela de entrada de dados.

• Para recodificar, excluir ou reverter uma transação? Depende do seu programa de contabilidade. Com um programa off-the-shelf básicas, como QuickBooks, Peachtree ou MYOB, você pode detalhar a operação que precisa ser corrigido e recodificar ele. Ou, você pode excluir a transação inteiramente e tente novamente. Com um programa mais sofisticado da indústria específica, como Successware, ERGOS, etc, você pode ter que inserir uma transação que reverte a transação original e, em seguida, re-inserir a transação corretamente.

• Tenha cuidado com a sua empresa configuração inicial. É aí que um monte de cenas por trás da contabilidade é criado. Se você está entrando em vendas de serviços e a quantidade do dólar está aparecendo como acordo de vendas de serviços pode haver um "item" ou outro conjunto de instruções que está enviando as informações para a conta de vendas errado. Ir para a empresa constituída ou a lista de itens e fazer alguma investigação. Descobrir os débitos e créditos padrão e que as contas são afetadas. Atualize o "set up" e ver se isso resolve o problema.

• Obter mandona com sua equipe de suporte de software. Peça ajuda sempre que precisar. Se você não entender o que estão dizendo para você fazer, pergunte novamente para uma explicação mais clara. Se eles querem corrigir alguma coisa para você, sente-se como eles fazem a correção para que você possa "seguir o fluxo" dos débitos e créditos e aprender com a experiência. Quanto mais você souber sobre o seu software de contabilidade especial a menos intimidados você será pelos processos contábeis.

• Seja assertivo com o seu CPA ou preparador de imposto. No final de cada trimestre, ter tempo para se certificar de que suas finanças de acordo com a informação financeira de sua CPA está enviando para o Tio Sam. Trabalhar em conjunto para introduzir as entradas de fim de ano Journal necessários para trazer o seu sistema de contabilidade até preciso.

• Aprenda a confiar em sua intuição. Tal como o seu entendimento de aumentos de contabilidade de entrada dobro, acredite na sua intuição de que uma quantidade do dólar está errado ou "estranho". Então, muitas vezes, eu ajudar alguém corrigir um "nó Slinky" e eles respondem: "Eu pensei que poderia ser o problema!" Se você tem esse pensamento, segui-lo e ver o que você descobrir.

Se é de sua responsabilidade para obter o "nó Slinky" financeira desembaraçados, respire fundo e sei que isso: Você pode fazer isso. Você pode precisar de alguma ajuda. Contacte-me se você sentir-se oprimido e vamos estabelecer um tempo para visitar o telefone. Essa coisa de contabilidade não é apenas tão difícil uma vez que você aprender a linguagem e conceitos básicos de contabilidade. Um dos mais inteligentes gestores financeiros que conheço está trabalhando com uma educação de 8 ª série.

Depois de obter uma alça sobre eles, você pode delegar as tarefas de contabilidade. É uma bênção ter feito a contabilidade de si mesmo, porque você nunca vai ser mantida refém por seu contador (ou "a menina no escritório.") Você pode treinar alguém para ser ainda melhor do que era nas tarefas fundamentais de contabilidade. E você vai entender o Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado muito melhor para a experiência.